Les secrets de l'organisation

Bon ok, le titre de ce post est assez présomptueux, mais rassurez-vous je ne vais pas vous donner mes tips (j’en serais bien incapable !), mais les tips de personnes qui ELLES ont compris les secrets de l’organisation. Pfiou, nous voilà rassurés.

On est tous d’accord sur un point, l’élément le plus précieux et qui manque à (presque) tous les habitants de la planète Terre, c’est le temps. Bah oui, on passe notre vie à courir à droite à gauche, à prendre du temps pour faire des trucs qui ne nous font pas toujours plaisir (paperasse et autres réjouissances) et à ne pas en prendre pour des trucs qui nous tiennent à cœur. Mais rassurez-vous, il y a des pistes de solutions !

C’est urgent ou important ?

Commençons par le commencement. Un jour, quelqu’un a déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Mmhhh, bigrement philosophique. C’était Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique. Ce morceau de sagesse a permis d’élaborer une méthode pour trier les tâches en fonction de deux paramètres : l’urgence et l’importance. Bah oui, parce qu’on l’oublie souvent, mais faire la différence entre quelque chose d’urgent et quelque chose d’important ça permet de mieux trier ses projets. Illustration :

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Voici un résumé de ce que recouvre chaque case, avec en italique la description officielle (Wikipédia), et en dessous mes commentaires :

  • Vert : activités importantes et urgentes > tâches à exécuter immédiatement et soi-même

En gros, là-dedans on trouve les gros dossiers, crises, deadlines, appels importants, problèmes urgents. Bref, on ne rigole pas trop avec cette case-là. On s’y attèle rapidos et soi-même, pour s’assurer que les tâches concernées soient bien réalisées (on n’est jamais mieux servi que par soi-même…)

  • Jaune : activités importantes mais peu urgentes > tâches pour lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer

Eh bien sous ses petits airs bien sages, cette case est en fait la plus importante. Elle recouvre les projets qui nous changent vraiment la vie, ceux dont on a pas le temps de s’occuper. On sait que c’est important, et pourtant c’est la case verte qui prend la priorité. Typiquement, ça pourra être, sur le plan professionnel, le fait de planifier son activité, de mieux s’organiser, d’entretenir son réseau, d’effectuer une veille concurrentielle, de faire cette formation dont on a envie depuis longtemps, etc. A titre perso, ça pourrait être de passer du temps avec quelqu’un d’important pour nous, d’avoir des projets qui concourent à notre épanouissement, de mener une réflexion de fond sur un sujet qui nous tient à cœur, etc. Je relativiserais donc largement le « tâches pour lesquelles il est possible d’attendre », si vous voyez ce que je veux dire.

  • Rouge : activités urgentes mais peu importantes > tâches à exécuter soi même ou à déléguer rapidement

Bon là en revanche, c’est le panier à merdouilles. Tous les parasitages extérieurs qui s’imposent à nous et que l’on n’a pas choisis, les trucs insignifiants qui ont l’air importants juste parce qu’ils ont une date limite. Au niveau pro, ça va être les réunions sans importance, les mails et appels parasites qui vous détournent des projets importants. L’opérationnel, quoi. Dans la mesure du possible, c’est plutôt mieux de les déléguer effectivement. Mais bon, ce n’est pas toujours possible.

  • Bleu : activités inutiles > tâches à abandonner

Oubliez tout ce qui se situe là-dedans ! Ce sont tous les trucs qui vous font perdre du temps et qui ne vous rapportent rien. Pas la peine de détailler avec des exemples, on en connaît tous… (bon ok, puisque vous insistez, genre les commérages à la machine à café…!).

L’idée à retenir de cette matrice, d’un point de vue « développement personnel », c’est que nos vies sont accaparées par la case verte (urgent / important), et que cela nous amène à repousser le moment où nous nous occuperons de la case jaune (pas urgent / important). Pourtant, c’est bien dans cette dernière case que se situent tous les items qui nous rapprochent de la vie que l’on a envie de mener, et qui nous évitent de nous retrouver dans le stress de la case verte.

Application directe > Faites une liste de vos projets / trucs à faire, et répartissez-les dans les cases

Notre ennemie jurée : la procrastination

Rien que de le prononcer, ce mot, il fait déjà mal … Bref. La procrastination, c’est le truc auquel on se retrouve confrontés 90% du temps dans notre organisation. Et contrairement à une idée bien répandue, ça n’a rien à voir avec la flemme (je sens que je vais me faire des copains là). En fait, la procrastination c’est un genre de cercle vicieux qui ressemble à ça (infos de l’Université de Montréal) :

Tâches à accomplir
Énergie disponible → Stress
Élaboration du plan de stress; le plan d’action
est mis de côté, l’anxiété de la performance
augmente.
Discours intérieur de dévalorisation
Découragement devant l’ampleur de la tâche
Peur de l’échec
Impossibilité de planifier le plan d’action
Dépit, honte
Diminution de l’estime de soi
Et le cycle continue.
La personne ne croit pas en ses capacités, puisqu’elle n’a pu les mettre à l’épreuve dans un projet concret. Elle a une fois de plus été en contact avec un sentiment d’échec et d’incapacité.
Elle entreprendra un autre projet avec beaucoup d’anxiété, puisqu’elle ne sera pas certaine de le rendre à terme
    .
Bon évidemment, vu comme ça c’est un peu déprimant. Mais ça permet de comprendre que notre procrastination correspond en fait à des peurs :
  • La peur d’échouer (on appelle ça aussi le perfectionnisme) : on a des attentes tellement élevées par rapport au résultat que cela nous empêche de nous y mettre, parce qu’on s’auto-persuade (inconsciemment bien sûr) que le résultat ne sera jamais à la hauteur de nos ambitions.
  • La peur de réussir : bizarrement, oui. D’abord parce que réussir un projet ça veut dire le faire passer du rêve à la réalité, et qu’il y a du désenchantement là-dedans. Ensuite parce que réussir, ça implique d’autres changements pour après, par exemple monter au grade supérieur dans une entreprise, ou alors se voir proposer un poste à l’étranger, etc. Des changements auxquels on potentiellement pas envie d’accéder, inconsciemment.
  • Une évaluation déformée de la tâche : parfois, la tâche revêt une importance telle que l’on se fait une réalité complètement erronée de son contenu, ou du temps nécessaire à la réaliser. En gros, on s’en fait tout un monde. La fameuse citation de Sénèque quoi… « Ce n’est pas parce que les choses sont difficiles que nous n’osons pas. C’est parce que nous n’osons pas qu’elles sont difficiles ».

Bon, comprendre pourquoi on procrastine ça fait déjà du bien. Ce qui serait encore mieux, ce serait de savoir comment s’en débarrasser !

« Getting things done »

C’est le titre d’un bouquin écrit par un (autre) américain génial : David Allen. Un best-seller qui est ni plus ni moins une méthode de gestion des priorités quotidiennes. Parmi les conseils qu’il dispense, David Allen recommande de penser nos priorités en termes « d’actions suivantes ».

Explication : au lieu de noter sur votre to do list « commencer mon mémoire de fin d’études », qui donne tout sauf envie de s’y mettre, noter plutôt « lister les points que j’ai envie d’aborder dans mon mémoire ».

Quelle est la différence me direz-vous ? Eh bien un projet se décompose d’actions et de micro-actions, de la même façon qu’un escalier se compose de plusieurs marches. Et lorsque l’on a une idée assez approximative des actions à mener dans le cadre d’un projet, on se crée une montagne de leur ampleur, on s’imagine qu’elles vont nous prendre des heures ou être hyper complexes (voir « évaluation déformée de la tâche » dans la paragraphe précédent). On se met donc une énorme barrière psychologique avant même d’avoir amorcé le moindre début de commencement. Envisager les actions suivantes, cela permet donc de démystifier ses projets, de les décomposer en petites actions et de mettre un nom sur chaque « étape suivante ». Et croyez-moi, ça va faire un bien fou à notre cerveau qui trouvera l’ampleur du truc nettement plus à sa portée et aura mille fois plus envie de s’y mettre.

La question à se poser est donc > « Si je m’y mettais maintenant, tout de suite, quelle est la première action que je ferais ? » Passer un coup de téléphone à telle personne, faire une recherche sur Google pour vérifier telle info, sortir tel document … »

Pour être sûr et certain que votre « action suivante » en est bien une, voici ce que vous devez vérifier :

  • Elle n’est pas décomposable en plusieurs actions, elle constitue une seule action indivisible (exemple : « convoquer une réunion » ne rentre pas dans la catégorie, en revanche « envoyer un email à mes collègues pour connaître leurs disponibilités la semaine prochaine », puis « appeler la réceptionniste pour réserver la salle » en sont)
  • Elle est formulée avec un verbe et un but (exemple : « aller sur Amazon pour acheter le bouquin xxx », « appeler mon coach pour prendre rendez-vous avec lui », « envoyer un email à bidule pour savoir s’il est libre à telle date », etc.)

Si vous avez beaucoup d’actions à mener, David Allen préconise de les regrouper par contexte, pour gagner en efficacité. Typiquement, cela consiste à mettre ensemble tous les items qui revêtent la même forme. Exemple : « mails » (pour tous les mails à envoyer quand je serai devant mon ordi), « appels », « à faire sur internet », etc.

Voilà mes petits loups, en espérant que ces tips pourront vous aider, je vous souhaite de beaux projets d’organisation et un bon weekend !

Photo 1 / Mudstarceramics.com – Photo 2 / Dikeo.fr